Se não está registado, legalmente não aconteceu: porque os registos de segurança são essenciais
Em muitos edifícios, a manutenção técnica está em curso, os equipamentos existem e as equipas cumprem rotinas. Mas há uma falha que continua a surgir com demasiada frequência: os Registos de Segurança estão incompletos, dispersos ou simplesmente desatualizados. E, em contexto de auditoria, fiscalização ou incidente, isso pode tornar-se um problema sério.
No enquadramento português da Segurança Contra Incêndio em Edifícios (SCIE), não basta executar ações. É necessário conseguir demonstrar, de forma clara e verificável, que essas ações aconteceram, quando aconteceram, quem as realizou e que seguimento foi dado às anomalias detetadas. O regime jurídico da SCIE aplica-se aos edifícios e recintos e o respetivo regulamento técnico define as obrigações operacionais e documentais associadas às medidas de autoproteção.
O que são, afinal, os registos de segurança?
Os Registos de Segurança são o conjunto de documentos onde ficam registadas as ocorrências relevantes e guardados os relatórios relacionados com a segurança contra incêndio. O próprio regulamento técnico descreve-os como documentação associada à conservação das condições de segurança, à manutenção, a modificações, trabalhos perigosos, incidentes, avarias, inspeções, formação e exercícios.
Na prática, estes registos funcionam como a prova documental de que a organização não se limitou a instalar equipamentos ou a contratar o serviço de manutenção. Funcionam como evidência de acompanhamento, controlo e diligência de gestão. É essa prova que sustenta a conformidade, ajuda a preparar auditorias e reforça a capacidade de resposta perante situações críticas.
Porque é que os registos de segurança são tão importantes para o compliance?
Porque as medidas de autoproteção são auditáveis a qualquer momento. O artigo 198.º do RT-SCIE determina que o responsável de segurança deve disponibilizar a documentação, em papel ou em suporte digital, e facultar o acesso aos espaços à entidade competente. Isto significa que, numa auditoria ou fiscalização, a questão não será apenas “o sistema existe?”, mas também “há evidência organizada de verificação, manutenção, teste e correção?”.
As medidas de autoproteção não são apenas uma exigência legal, são um instrumento estratégico de gestão da segurança, incluindo planos, procedimentos, manutenção dos equipamentos de deteção e combate a incêndios, bem como registos e relatórios periódicos de conformidade.
O que deve constar dos registos de segurança?
O artigo 201.º do RT-SCIE é claro: os Registos de Segurança devem incluir, designadamente, relatórios de vistoria, inspeção ou fiscalização, informação sobre anomalias observadas nas operações de verificação e manutenção, a relação das ações de manutenção efetuadas, a descrição de alterações e trabalhos perigosos, relatórios de ocorrências, cópias de relatórios de intervenção dos bombeiros e relatórios sucintos de ações de formação e simulacros.
Tendo em conta a operação diária de um edifício, os registos devem permitir responder sem ambiguidades a perguntas como estas:
• Os extintores foram verificados dentro do prazo?
• O sistema de deteção foi testado e o teste ficou documentado?
• As anomalias detetadas foram registadas com descrição, impacto e data de resolução?
• Houve formação ou simulacros com evidência arquivada?
• Trabalhos com risco acrescido ficaram devidamente documentados?
O que acontece quando a manutenção existe, mas o registo não?
Este é um dos cenários mais delicados para qualquer organização. O prestador pode ter executado o serviço, a equipa interna pode ter acompanhado a intervenção e até pode ter havido correção de anomalias. Mas, se o rasto documental não existir, a capacidade de prova fica enfraquecida. E isso fragiliza o edifício do ponto de vista do compliance, da governação e da gestão do risco.
Os registos de segurança podem ser digitais?
Sim. O regulamento técnico prevê expressamente que os registos sejam arquivados em suporte de papel ou digital e estabelece um período mínimo de conservação de 10 anos, precisamente para facilitar auditorias.
Este ponto é especialmente relevante para organizações que pretendem melhorar rastreabilidade, controlo de prazos e visibilidade operacional. Sistemas digitais bem estruturados podem facilitar alertas, histórico de intervenções, controlo de versões, consulta rápida por edifício ou equipamento e maior transparência entre equipas técnicas, gestão e cliente interno. A lei permite essa evolução documental; o desafio passa a ser implementá-la com método e disciplina.
Em suma, os registos de segurança são muito mais do que um livro na receção ou uma pasta esquecida no servidor. São a base documental que permite provar que a segurança foi acompanhada, que a manutenção aconteceu, que as anomalias foram tratadas e que a organização está preparada para responder com evidência, e não apenas com intenção.
Num edifício moderno, o verdadeiro teste já não é apenas saber se os sistemas existem. É saber se a organização consegue demonstrar, sem hesitação, que esses sistemas foram verificados, mantidos e monitorizados. E essa resposta começa sempre no mesmo sítio: nos Registos de Segurança.
Na SAMSIC, a segurança contra incêndios integra uma abordagem mais ampla de acompanhamento técnico, auditoria, manutenção e conformidade. Rever os seus registos de segurança pode ser um passo simples, mas decisivo, para reforçar a proteção das pessoas, das instalações e da própria gestão.
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